Hommat hyppysissä ja talous jiirissä

Käytännön asioiden kanssa pitää olla tarkkana. Kun asuntoja on enemmän, tulee paljon asioita, joita täytyy tehdä ilman, että palloja putoilee,  ja hallita aika isoja rahamääriä. 

Tähän saakka olen käyttänyt seuraavia työkaluja asioiden hallitsemiseen

• Google Sheets - hoidan kirjanpidon henkilökohtaisesti omistamistamme asunnoista Google Sheets -taulukkolaskennalla. Esittelen tarkemmin käyttämäni laskentataulukon jossain myöhemmässä artikkelissa
• Google Drive - kaikki asuntoihin liittyvä materiaali on tallessa pilvessä Google Drivellä. Aineistoihin pääsee käsiksi niin tietokoneella kuin kännykälläkin, ja esim uudet valokuvat on helppo tallentaa asunnon kansioon suoraan kamerasta
• Google Keep - muistilappujen ja tehtävälistojen pitäminen Google Keepissä on kätevää ja esim rautakaupassa on helppo raksia ostokset listalta sitä mukaa kun kärri täyttyy. Myös näytöillä kiinnostuneiden vuokralaiskanditaattien yhteystiedot on kätevää ottaa keeppiin asunnon omalle listalle
• Whatsapp - jos mahdollista, pyydän vuokralaisia hoitamaan viestinnän Whatsappin kautta. Toki kiireellisissä asioissa kehotan soittamaan, mutta kiireettömät menevät parhaiten Whatsappilla, ja kaikki yhteydenpito jää muistiin
• Netti/mobiilipankki - haen sijoitusasuntojen tiliotteet ja syötän ne kirjanpitooni lähes kuukausittain, silmämääräisesti valvon maksut joka kuukausi
• floorplancreator.net - yhdessä Boschin laseretäisyysmittarin kanssa tällä mobiili- ja selainpohjaisella pohjapiirrossysteemillä on todella helppo piirtää asunnosta mittatarkka pohjakuva. Ohjelmisto ei ole kovin kallis ja sillä syntyy hyvät kuvat, joista saa tarkat lattia- ja seinäpinta-alat ym mitat materiaalihankintoja varten
• Visma Sign - vuokrasopimusten sähköinen allekirjoitus. Helpottaa sopimusten tekoa, kun allekirjoittajien ei tarvitse olla fyysisesti paikalla samaan aikaan, vaan allekirjoitus hoituu pankkitunnuksilla

Osa asunnoistamme on yrityksemme omistamia, niiden kirjanpito ja maksunvalvonta on yrityksen Procountor järjestelemässä, ja kirjanpito on ulkoistettu tilitoimistolle.

Olen miettinyt, että siirtäisin suoraan omistamiemme asuntojen kirjanpidon Kitsas -kirjanpito/taloushallinto-ohjelmistoon ensi vuoden alusta, mutta en ole varma jaksanko sitä tehdä, sillä tarkoituksena on siirtää asuntoja yrityksemme omistukseen pikkuhiljaa.

Jotkut vuokranantajat näkyvät ottavan vuokralaisten hakemuksia Google Form:lla tai jolloin esitäytettävällä pdf-pohjalla. Itse en ole tähän lähtenyt, sillä tykkään jututtaa asuntoa katsomaan tulleet ihmiset henkilökohtaisesti. Tunnen myös, että pitkä lista esikysymyksiä saattaa karsia vuokralaisehdokkaita suotta etukäteen. Kirjoitan vuokraamisesta ja vuokralaisten etsimisestä vielä lisää.